BlOG

Microsoft Outlook is al het go-to mailprogramma van zakelijk Nederland. Dikke kans dat ook jij iedere dag met Microsoft Outlook werkt, dan kun je er net zo goed zo slim mogelijk mee werken, toch? Outlook biedt dan ook tal van handige snufjes waarmee je je taken nog sneller afvinkt. Wij lichten vijf van die handigheidjes voor je uit.

1. Makkelijker meetings plannen via Agenda delen
   Deze optie is zeker handig als iedereen thuiswerkt. Door je agenda te delen, zie je hoe de werkdag van andere personen eruitziet. Dat kan helpen bij het plannen van meetings en het verdelen van taken. Ga hiervoor naar Agenda en vervolgens naar Delen. In het veld dat verschijnt geef je aan met wie je je agenda wilt delen en welke informatie in je agenda zoal zichtbaar moet zijn.
2. Zelf je security vergroten door phishing-mails te blokkeren
   Phishing-mails behoren tot de grootste risicofactoren voor je dataveiligheid. Je wilt je mailbox dan ook vrijhouden van deze frauduleuze berichten. Daarvoor hoef je niet afhankelijk te zijn van je IT-beheerder. Ontvang je zo’n e-mail? Klik er dan op met de rechtermuisknop, kies Beveiligingsopties en klik op phishing. Hiermee blokkeer je de afzender en werk je veiliger.
3. Altijd een opgeruimde mailbox dankzij regels
   Dagelijks ontvang je talloze mails, maar niet iedere mail is even belangrijk. Denk aan externe nieuwsbrieven of andere mails die geen directe actie vereisen. Het is dan handig als deze mails automatisch in aangewezen Outlook-mappen terechtkomen, zodat je inbox overzichtelijk blijft. Dat doe je door regels in te stellen onder Instellingen. Hiermee bepaal je wat er met specifieke mails gebeurt, zoals automatische verwijdering of verplaatsing naar een aangewezen map. Top voor je focus.
4. Behoud je focus en zet pop-upmeldingen uit
   Meestal hoef je niet direct op iedere binnenkomende e-mail te reageren. Toch hebben we daar vaak de neiging toe, zeker als het meldingsgeluid van Outlook aanstaat. Schakel dit daarom uit, en kijk op gezette tijden in je mailbox. Zo word je niet afgeleid en werk je langer geconcentreerd door. Dat is niet alleen goed voor je productiviteit, maar ook voor het verlagen van je stressniveau.
5. Bijlagen verzenden via Office 365-apps
   Als je Outlook gebruikt als onderdeel van Office 365 is het mogelijk koppelingen te maken met andere apps als Word, Excel en Teams. Je kunt dan vanuit die apps direct bestanden als bijlagen toevoegen aan mails. Ga, bijvoorbeeld, in Word naar Bestand en klik op Delen. Je kunt het bericht nu direct als bijlage toevoegen. Dat werkt toch weer even wat sneller.

Ook altijd weten waar je aan toe bent?
Wil jij het jezelf en je collega’s ook zo gemakkelijk mogelijk maken? NDI staat voor je klaar met het juiste advies voor jouw specifieke organisatie en op ieder cruciaal IT-gebied. Neem contact met ons op via 088-088 43 00 of mail ons op interesse@ndi.nl.