Blog
Tien tips waarmee je nog sneller door je to-dolijstje gaat
We gebruiken allemaal to-dolijstjes voor onze dagelijkse taken. Handig, maar soms lijkt er geen einde aan zo’n lijstje te komen. Toch wil je deze belangrijke to do’s zo snel mogelijk kunnen afvinken. Hoe doe je dat nou op een manier doe zowel slim als snel is? Kijk niet verder, want wij delen tien handige tips met je waarmee jij als een trein door je to do’s gaat.
- Maak tijdig je to-dolijstje
Haastige spoed is zelden goed, luidt het bekende spreekwoord. Dat geldt zeker voor je to-dolijstjes. Stel je zo’n lijstje snel op, dan loop je het risico dingen te vergeten of onvolledig te zijn. Dat schiet natuurlijk niet echt op. Stel je to-dolijstje daarom een dag van tevoren op, en je behoudt het overzicht.
- Stel prioriteiten
Efficiënt werken begint bij het ordenen van je taken. Wat moet er eerst af en wat kan eventueel later? Prioriteiten stellen zorgt voor overzicht en vermindert stress, en dat werkt net even wat lekkerder. Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet.
- Wees specifiek in je taakvermelding
We zijn soms snel geneigd om steekwoorden te gebruiken voor het beschrijven van taken. Op dat moment handig, op een later moment verwarrend. Wees daarom zo specifiek mogelijk in de beschrijving, zodat je snel weet waar je aan toe bent.
- Gebruik de To Do-functie van Outlook
Wist je dat Microsoft 365 een handige To Do-functie heeft? Je vindt deze functie in de menubalk van Outlook onder het vinkje. Door de integratie kun je alle taken gemakkelijk vanuit één interface beheren. Heel overzichtelijk en erg gebruiksvriendelijk.
- Check de lijst nog eens
Ook al ga je nog zo efficiënt te werk, het kan altijd gebeuren dat je iets vergeet. Kijk daarom je lijstje van tevoren nog eens na. Daarmee bouw je de mogelijkheid in je lijstje aan te vullen met zaken die je eerder misschien over het hoofd zag.
- Werk vanuit een centrale werkomgeving
Werk je in teamverband? Dan kan het erg handig zijn om individuele to-dolijstjes te delen binnen Microsoft Teams. Daarmee houden alle teamleden zicht op de te nemen stappen. Is een projectonderdeel of taak afgevinkt, dan kun je andere collega’s daarvan een melding sturen. Er kan dan meteen verder worden gewerkt, wat de samenwerking natuurlijk flink versterkt.
- Maak het niet te gek
Niet alles is een to do, of heeft evenveel haast. Wees daarom selectief met wat je in je lijstje zet. Zet er alleen de dingen in die écht je aandacht nodig hebben. Daarmee behoud je het overzicht en wordt prioriteiten stellen veel gemakkelijker.
- Werk aan één taak tegelijk
Je werkt het effectiefst als je je focust op één taak tegelijk. Constant switchen tussen taken werkt verwarrend en zorgt niet voor de beste resultaten. Heb je even geen inspiratie voor een bepaalde taak? Verplaats hem dan naar een later moment van de dag en besteed je volle aandacht aan de volgende taak op het lijstje.
- Wees niet te zuinig met je tijd
Je maakt je taken ook liever goed dan snel af, toch? Bouw daarom genoeg tijd per taak in. Te veel zaken tegelijk in een dag willen proppen is allesbehalve efficiënt. Neem ruim de tijd, zodat je je taak in één keer goed invult. Daarmee bespaar je ook tijd op correcties achteraf.
- Neem af en toe even pauze
Last but not least: om productief te blijven is het belangrijk dat je af en toe even pauze neemt. Je hoeft daarvoor niet per se weg van je bureau. Maak bijvoorbeeld gebruik van de Pomodoro-techniek. Hierbij werk je 25 minuten aan een tak, waarna je steeds drie minuten pauze neemt. Een heel effectieve manier om je focus en energie te bewaren tijdens je drukke werkdag.
Ook altijd weten waar je aan toe bent?
Wil jij ook gewoon orde op zaken stellen en niet voor verrassingen komen te staan? Jouw organisatie is topprioriteit bij ons. Wij maken de juiste vertaalslag voor je langetermijnstrategie. Denk bijvoorbeeld aan de werkplek in de cloud. Neem contact met ons op via 088-088 43 00 of mail ons op interesse@ndi.nl.