Een back-up voor de email, SharePoint, OneDrive en Teams clouddiensten van Microsoft? Nergens voor nodig toch? Als je Microsoft 365 afneemt is het allemaal al goed geregeld toch? Dat was in ieder geval tot voor kort de meest voorkomende reactie bij veel van mijn klanten. Gelukkig komen veel mensen ondertussen tot de conclusie dat back-ups maken van je gegevens toch echt nog wel een heel goed idee is, ook heden ten dag en wanneer je gegevens veilig is opgeborgen in een gegevenscenter van Microsoft. Voor diegenen die nog twijfelen: hierbij mijn visie op back-ups van Microsoft 365.
Allereerst: wat regelt Microsoft allemaal al wel voor je?
Laat ik beginnen met zeggen dat ik Microsoft 365 een prima dienst vind waarin voor een heel aantrekkelijke prijs veel zaken goed geregeld zijn. Als je Business Premium afneemt heb je voor rond de 18 euro per gebruiker een per maand opzegbare dienst inclusief bestandsopslag, e-mailhosting en je office licentie met daarbij een flinke portie extra functionaliteit en beveiligingsopties. En dat allemaal in een uitstekend beveiligd gegevenscentrum van Microsoft met techniek erachter om downtime zoveel mogelijk te minimaliseren. Goede deal dus. Dezelfde techniek ‘op locatie’ zou een veelvoud kosten.
Microsoft zorgt er ook voor dat versies van je bestanden bewaard blijven en dat zelfs verwijderde gegevens nog geruime tijd (standaard 30 dagen) terug te halen zijn. En als het gegevenscenter van Microsoft zou uitvallen ben je vrij snel weer ‘up and running’ vanaf een andere locatie. Het is zelfs mogelijk om al je gegevens op verzoek door Microsoft terug te laten zetten naar een situatie zoals het eerder was, voor het geval al je gegevens corrupt zijn geraakt. Allemaal goed geregeld! En dit zijn de zaken die je ook goed geregeld wilt hebben om echte problemen zoals een afgebrand gegevenscenter te overleven.
Alleen… er zijn een aantal zaken die met alleen de Microsoft oplossing niet kunnen:
- Meerdere bestanden tegelijk of een hele map terug zetten naar een eerder moment in tijd
- Een mailbox of deel van een mailbox terug zetten naar een eerder moment in tijd
- Een deel van je gegevens terug zetten
- Microsoft Teams-gegevens (chats, kanalen) terug zetten naar een eerder moment in tijd
- OneDrive gegevens terugzetten na 30 dagen in het geval van het opheffen van een account
Bovenstaande zijn nou net al de dingen die je wilt doen als niet al je gegevens corrupt is geraakt maar slechts een deel. Besmettingen met ransomware, boze medewerkers die gegevens vernietigen of corrumperen of gewoon onhandige medewerkers die een mapje verslepen of verwijderen. Allemaal zaken die zo maar kunnen gebeuren, sterker nog, allemaal zaken die vaker voorkomen dan gegevenscenters die compleet verloren gaan. Als jouw bedrijf dus afhankelijk is van de gegevens in Sharepoint, OneDrive, Teams of e-mail dan is het essentieel dat je naast alle voorzieningen die Microsoft levert ook een goede oplossing implementeert voor het maken van back-ups. Een extra reden om dit te doen, is om ook niet 100% afhankelijk te zijn van Microsoft maar ook nog altijd je gegevens bij een andere leverancier op te slaan. Voor als het echt allemaal heel erg mis gaat.
Microsoft is niet verantwoordelijk voor je gegevens
Microsoft is niet verantwoordelijk voor je gegevens en adviseert daarom ook back-ups te laten maken door een derde partij (Sectie 6b onder Service Availability op https://www.microsoft.com/en-us/servicesagreement) Dit geldt bijvoorbeeld ook voor situaties waarin accounts worden verwijderd bij een uitdiensttreding en gegevens niet van te voren worden geëxporteerd naar een alternatief account.
Je blijft onverminderd productief
Het is natuurlijk wel zo fijn als je ook echt over die laatste updates beschikt bij het terughalen van je gegevens. Ook daar hebben we aan gedacht: jouw gegevens wordt namelijk viermaal per dag weggeschreven naar de back-uplocatie. Dat betekent dat je gegevens maximaal zes uur oud is als je deze terughaalt. Je beschikt dus zo weer over de laatste updates en werkt door alsof er niets is gebeurd.
Geen eigen investeringen nodig
Je hoeft namelijk niet zelf te investeren in back-upoplossingen. Die functionaliteit lease je als het ware, voor een vast bedrag per maand, en inclusief beheer en onderhoud. Vanzelfsprekend betaal je alleen voor wat je echt gebruikt.