BlOG

Je hoort of leest het vaak genoeg: je moet niet hard werken ‒ je moet slim werken. Waarschijnlijk grap je daar ook weleens over met collega’s. Maar hóé doe je dat? We hebben acht tips en tricks voor je opgesteld waarmee je jouw werkdag nét dat beetje slimmer en makkelijker inricht. Doe er je voordeel mee. 

1. Maak een to do-lijstje en wees kritisch 
   Je werkt net even wat lekkerder met een to-dolijstje. Tegelijkertijd mag zo’n lijstje ook niet te veel stress opleveren. Wees daarom kritisch bij het opstellen van zo’n lijstje. Beperk je bijvoorbeeld tot prioriteiten, zodat je weet welke taken echt belangrijk zijn. Dat voorkomt stress en houdt je productief.
2. Kies vaste momenten voor het beantwoorden van mail
   Gedurende de dag loopt je inbox langzaam vol met mailtjes. Veel mensen hebben de neiging direct op mails te reageren. Het nadeel daarvan is dat het ten koste gaat van je focus en concentratie. Kies daarom een drietal vaste momenten per dag voor het beantwoorden voor je mail. Zo werk je minder gejaagd en blijft je concentratie en productiviteit behouden.
3. Maak gebruik van presence information
   Maak je gebruik van een hosted telefonieoplossing? Dan heb je de beschikking over presence information. Hiermee kun je je beschikbaarheid aangeven. Je collega’s zien dan bijvoorbeeld of ze belletjes naar je kunnen doorverbinden. Ben je even wat minder bereikbaar? Geef dit aan, zodat je niet gestoord wordt. Minder onnodige contactmomenten werkt ook in het voordeel voor je klant.
   
4. Snel het signaal van je wifi-netwerk verbeteren
   Niets zo vervelend als een zwak wifi-signaal op kantoor. Je kunt het signaal zelf versterken met een aantal handige trucs. Upgrade bijvoorbeeld naar de laatste wifi-technologie, of zet signaalversterkers in en vervang je router als deze al wat ouder is. Zet deze daarnaast zo centraal mogelijk. Let erop dat het signaal niet te veel gehinderd wordt door betonnen muren en isolatie. Je kunt ook switchen naar een minder ’druk’ wifi-kanaal door je routerinstellingen via de browser aan te passen.

5. Deel je beeldscherm voor presentaties 
   Vergader je online en wil je snel een presentatie of aantekeningen delen met je team? Deel dan je scherm. Dat doe je door tijdens de meeting te klikken op het daarvoor bestemde icoontje. Dit wordt getoond als een vierkantje met een pijltje. Klik hierop, en je kunt direct je scherm delen met je collega’s.

6. Houd je aan je kerntaken  
   Je wilt je natuurlijk zoveel mogelijk focussen op je kernactiviteiten. Werkzaamheden die daar niet toe behoren, kun je dan ook het beste uitbesteden. Je hoeft niet alles zelf te doen. Kies er daarom voor taken uit te besteden aan andere collega’s of ketenpartners. Jij kunt je daardoor blijven richten op taken die het meest belangrijk zijn, en daar je volle aandacht aan geven.

7. Automatiseer zoveel mogelijk taken
   Wist je dat je veel routinetaken kunt automatiseren. Oplossingen als Microsoft Power Automate maken dat laagdrempeliger. Zo kun je bijlagen automatisch opslaan in een specifieke map, of reacties op online formulieren vastleggen in een Excel-document. Je hebt hiervoor helemaal geen technische kennis nodig; zo kun je veel taken automatiserend oor middel van regels, zoals je dat ook kent van je mailprogramma.
8. Werk met z’n allen in de cloud
   Slim samenwerken doe je in de cloud. Eindeloos documenten heen en weer sturen vergroot de kans op fouten, is rommeling en werkt stress in de hand. Voorkom deze onnodige ellende, en werk vanuit een gedeelde online werkomgeving, zoals Teams. Hiermee heeft iedereen toegang tot dezelfde documenten, maak je een einde aan overlopende mailboxen en behoud je het overzicht.   

Meer handige tips en trucs?
Werk jij ook liever slim dan hard? Wij kijken graag met je mee hoe we het werk van jou en je collega’s slimmer kunnen inrichten met de juiste IT-oplossingen. Bel ons voor een afspraak op 088-088 43 00 of stuur een mailtje naar interesse@ndi.nl.